每次接觸自動化工具，都忍不住覺得 AI 真的是太神奇了！特別是當我試著把最新的 GPT-4 結合起來，再搭配 Google Sheets 做報表的自動摘要和建議時，那種「科技讓生活更輕鬆」的成就感，更是讓我想立刻分享給大家。
## 為什麼要用自動化工具？
如果你也有做報表的經驗，肯定知道一件事：每天整理數據、產生報告其實非常耗時，尤其要抽取重點、提出建議更是挑戰。很多時候你看著一堆數字，頭還會痛，因為要判斷哪些是關鍵指標、哪些應該給管理層參考，需要花不少心力。這時候，透過 AI 來「自動產生摘要和建議」，就變成一個非常值得嘗試的方向。
我最近練習用 n8n 這個自動化串接工具，結合 GPT-4 和 Google Sheets。基本流程是把報表資料丟給 GPT-4，讓它自動生成重點摘要和實用建議，生成的結果再回寫到 Google Sheets 裡，這樣報告不只有數字，還有 AI 幫忙整理好的洞見。整個過程顯著省下了時間，也讓報表內容更加清晰。
## 遇到的小挑戰：如何讓 AI 更懂不同部門的重點？
剛開始設計自動化流程時，我發現一個很實際的問題：不同部門需要關注的「重點」不一樣，比如行銷部想看的是活動成效，財務部更关注費用控管，客服部則關心客戶滿意度數據。單純用 GPT-4 直接輸入報表數據，有時候它產出的摘要會過於通用，不能完全反映每個部門的需求。
後來我想到，可以結合 Google Apps Script 來自訂提示語，也就是對 GPT-4 下更精準的指令，告訴它這筆資料是給哪個部門看的，期望突出什麼重點。這樣調整後，AI 給出的摘要和建議就 更有針對性，部門同事收到的結果也更實用。
這個過程有點像教 GPT-4 用「角色扮演」的方式思考：我會先在 Apps Script 裡寫一段腳本，根據不同的工作表或者欄位標籤，自動傳遞不同的提示語給 GPT，讓它知道今天是站在「行銷專家的角度」還是「財務分析師的角度」來解讀數據。這個小改動，讓整個自動化流程價值大提升。
## 除了我，社群的朋友們都在玩什麼？
在跟線上自動化和 AI 愛好者們討論時，大家分享的工具和用途也讓我有很多靈感。有朋友用 Anthropic 的 Claude 來做知識整理，例如把公司內部的文件、FAQ、會議記錄集中起來，再請 AI 幫忙分類和找答案，讓資訊管理更輕鬆。還有朋友嘗試用 Google 的 Gemini 來做會議逐字稿轉錄，甚至還做了自動摘要，方便之後快速回顧會議重點。
看到大家嘗試用不同 AI 工具，搭配自己的工作場景，真的很鼓舞人心。自動化不是只有大企業才玩得到，其實每天花一點時間摸索和練習，也能讓工作變得更有效率，生活品質自然跟著提升。
## 給也想嘗試的你：3 個入門建議
如果你也想開始嘗試 AI 自動化，這裡分享幾個實用的小建議：
1. **先從你每天最煩瑣的重複工作入手**，像是製作報表、整理資料或產生摘要，這樣成效最明顯。
2. **利用市面上好用的串接工具**，例如 n8n、Zapier，這些平台都支持跟 GPT 打交道，也能跟 Google Sheets 直接串接，不需要太複雜的程式基礎。
3. **善用自定義提示語**，多花點時間設計清楚、針對性的指令，讓 AI 能夠理解你的需求，產出更精準的結果。
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AI 的進步，讓我們不再只是「數字搬運工」，而是可以更多花心思在分析和決策。每天練習自動化，就像累積小習慣，久了你會發現工作效率提高了、腦袋輕鬆了。
不知道你最近有沒有在嘗試什麼自動化的玩法？或者在實作流程中遇到什麼瓶頸？歡迎留言分享你的故事，我們一起交流，一起加油！